หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า 5ส มานานพอสมควรแล้ว แต่อาจจะไม่เคยนำสิ่งเหล่านั้นมาใช้เพราะคิดว่าเป็นสิ่งไกลตัว วันนี้ผมอยากยกตัวอย่างในการนำ 5ส มาใช้ในสำนักงานของท่าน เริ่มต้นอาจจะยากสักนิดแต่หลังจากจัดทำเสร็จแล้วเชื่อว่าการทำงานของท่านจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. การจัดวางโต๊ะทำงาน
ให้จัดโต๊ะเรียงลำดับกันตามลำดับของ เอกสารที่จะต้องผ่าน และให้อยู่ใกล้กันในลักษณะที่เหมือนกับสายการประกอบในโรงงานอุตสาหกรรม (Assembly Line) เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นไปได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถลดความสับสนในการส่งเอกสาร และการติดต่องานให้ลดลงได้
2. การจัดระบบการเข้า - ออก ของเอกสาร
พยายามจัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่างๆ ให้น้อยที่สุด ในลักษณะของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น แนวความคิดนี้มาจาก กระบวนการผลิตที่จัดให้วัตถุดิบไหลเข้าสู่สายการผลิต โดยใช้เวลาสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายที่ผลิตภัณฑ์ ถึงมือลูกค้า ปัจจุบันการบริการของธนาคารต่างๆ ก็หันมาใช้ระบบแบบนี้ ซึ่งมักจะใช้พนักงานเพียงคนเดียวในการรับ-จ่ายเงิน แทนที่จะต้องมีการตรวจสอบกัน 2 - 3 โต๊ะอย่างในสมัยก่อน
3. การจัดแฟ้มเอกสาร
3.1) การแยกประเภทของเอกสาร เอกสารต่างๆ สามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ, เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา, และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ นั้น มีวิธีการดังนี้
ก. แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ เช่น ใบราคา รายชื่อที่อยู่ของลูกค้าประจำ ฯลฯ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
ข. แฟ้มเอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งจ่ายเงิน เพื่อใช้สำหรับการคิดภาษี และแฟ้มเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ เช่น กฎระเบียบบริษัท กฎหมายต่างๆ ที่ เกี่ยวข้อง เป็นต้น ควรจัดเก็บในชั้นที่แยกต่างหาก ห่างจากสถานที่ที่เก็บเอกสารประจำ เพื่อที่จะได้เพิ่มพื้นที่ทำงานให้มากขึ้น
3.2) การจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสารได้แล้ว ก็นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มที่แตกต่างกัน หรือใช้เทปสีติดที่สันแฟ้ม จะทำให้ การค้นหาและการจัดเก็บ เป็นไปได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
3.3) การจัดเรียงแฟ้มให้อยู่ตามลำดับในชั้นเก็บ การจัดเก็บแฟ้มเข้าชั้นเก็บ อาจจะมีการเรียงหมายเลข หรือใช้วิธีขีดเส้นทแยง จากแฟ้มแรกจนถึง แฟ้มสุดท้าย จะทำให้การจัดเก็บแฟ้มเข้าที่นั้น ถูกต้องรวดเร็ว แฟ้มไหนที่อยู่ผิดที่จะรู้ได้ทันที และสามารถเอากลับคืนที่เดิมได้ง่าย
3.4) การจัดทำแฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มที่ระบุรายละเอียดของหมวดหมู่ เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลขหรือเป็นกลุ่มตัวอักษร ทั้งหมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เก็บเอกสาร ซึ่งแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้ม ดัชนี ก็สามารถไปหาเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา
4. แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ในแต่ละหน่วยงาน
ควรจะมีการทบทวนรูปแบบของเอกสารต่างๆ อยู่เสมอ อาจจะ กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนในการทบทวนเอกสาร เช่น ปีละครั้ง หรือสองปีต่อครั้ง เพราะแบบฟอร์มที่ใช้งานนานๆ มักมีช่องที่เติมข้อความต่างๆ ที่ไม่เหมาะสม ไม่จำเป็น ไม่เหมาะกับสถานการณ์หรือมีมากเกินไป ควรมีการแก้ไข ให้กะทัดรัด ใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว และสิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด
5. การจัดทำรายงานต่างๆ ของแต่ละหน่วยงาน
ควรจัดทำให้สนองต่อความต้องการของผู้ใช้ เนื้อหารายงานควรจะสั้นและตรง จุดประสงค์ที่สุด เพื่อที่ผู้อ่านสามารถจับใจความได้รวดเร็ว และถ้าไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรทำรายงานเกินความจำเป็น
ยังมีเหลืออีก 8 ข้อพรุ่งนี้มาอ่านกันต่อครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น